Skupiny používateľov umožňujú detailnú kontrolu nad rozvrhmi

V základnom nastavení majú všetci používatelia prístup ku všetkým rozvrhom dostupným na danom účte. Ak vznikne požiadavka na komplexnejšie nastavenie, ako napríklad umožnenie prístupu pre konkrétnych používateľov k rôznym rozvrhom, je to možné dosiahnuť priradením používateľov do skupín. Rozvrh môže byť priradený k jednej alebo viacerým skupinám, čo umožní prístup k tomuto konkrétnemu rozvrhu iba používateľom z týchto skupín. Skupiny používateľov navyše umožňujú také nastavenie workflow, kedy používatelia musia čakať na schválenie, než im bude povolený prístup k rozvrhu.

Obmedzenie prístupu k rozvrhu prostredníctvom priradenia ku skupine používateľov

Vytvorenie skupín

Väčšina možností nastavenia pre skupiny používateľov zostane skrytá, kým nebude vytvorená aspoň jedna skupina. Odkaz na Skupiny používateľov je možné nájsť v hornej časti obrazovky Správa používateľov. Novú skupinu je možné vytvoriť vyplnením jej popisu a kliknutím na Pridať.

Priradenie používateľov do skupín

Potom, čo je vytvorená aspoň jedna skupina, dialógové okná na obrazovke Správa používateľov zobrazia možnosť priradenia používateľa do skupiny. Ak je potrebné priradiť veľké množstvo používateľov do skupín, odporúča sa exportovať všetkých používateľov do súboru CSV, upraviť stĺpec Skupina v tabuľke a potom súbor naimportovať.

Všimnite si, že ak zmeníte rolu alebo skupinu superpoužívateľa, tento superpoužívateľ bude automaticky odhlásený. Používateľ sa bude musieť znovu prihlásiť, aby sa jeho stav aktualizoval.

Priradenie rozvrhov ku skupinám

V záložke rozvrhu Nastavenie > prístupu existuje možnosť obmedziť zobrazenie alebo úpravy rozvrhu pre jednu alebo viacero skupín. V závislosti na ďalšom nastavení tejto stránky bude používateľom mimo túto skupinu odoprená možnosť vykonávať zmeny alebo im bude odopretý prístup. V prípade, že je prístup odoprený, zobrazí sa používateľom zo skupín bez oprávnení odkaz vysvetľujúci, prečo bol prístup k rozvrhu odopretý. Tento odkaz môže byť upravený v záložke Nastavenie > vzhľadu tak, aby napríklad zobrazoval odkaz na zoznam všetkých rozvrhov.

To môže byť užitočné v prípade, že potrebujeme, aby neprihlásení používatelia videli rozvrh, ale zároveň v ňom nemohli vykonávať žiadne zmeny. Toto môže byť nastavené v záložke Prístup, pozri časť Aké sú oprávnenia používateľov…. Ak si používateľ z inej skupiny zobrazí rozvrh, v tomto prípade ho uvidí, ale nebude môcť vykonávať žiadne zmeny ani si rezervovať schôdzku.

Odstránenie skupín

Pri odstraňovaní skupín buďte opatrní. Používatelia v skupinách nebudú odstránení, ale ich stav sa vráti do rovnakého nastavenia, aké majú používatelia bez skupiny. Rozvrhy priradené do odstránenej skupiny zostanú neprístupné, kým nezmeníte ich skupinu späť na existujúcu skupinu alebo neodstránite obmedzenie skupiny.

Použitie skupín používateľov ako filtra pre zoznam rozvrhov

Ak si založíte doménu s názvom prispôsobená doména, kliknutím na odkaz obsahujúci iba názov domény sa zobrazí zoznam rozvrhov vrátane všetkých formulárov. Ďalším spôsobom, ako si zobraziť zoznam všetkých rozvrhov pre daný účet, je kliknúť na odkaz www.supersaas.com/schedule/account_name.

Na stránke Nastavenie prístupu je možné nájsť nastavenie, ktoré vám umožní prepínať medzi zobrazením zoznamu alebo presmerovaním na prvý rozvrh na ovládacom paneli. Je tiež možné preskupiť poradie rozvrhov, stačí ich len kliknutím a presunutím umiestniť na požadovanú pozíciu na ovládacom paneli.

Je tu tiež možnosť Používateľ sa musí najprv prihlásiť. Ak vyberiete túto možnosť, používateľ sa bude musieť najprv prihlásiť, prípadne si založiť účet, ak ho ešte nemá. Prihlasovacie okno je možné vylepšiť uvítacím odkazom na stránke Nastavenie vzhľadu.

Potom, čo sa používateľ prihlási, uvidí iba odfiltrovaný zoznam rozvrhov s tými, ku ktorým má prístup. Ak má používateľ prístup iba k jednému rozvrhu, bude automaticky presmerovaný do tohto rozvrhu. To umožňuje napríklad zdieľať jednotlivý odkaz vašim používateľom na vašich stránkach a tiež zabezpečí, že používatelia z rôznych skupín sú priamo presmerovaní na rozvrh, ktorý ste určili.

Vyžiadanie schválenia pred umožnením prístupu k rozvrhu

Ak je používateľ vyzvaný na prihlásenie a neexistujú rozvrhy, ku ktorým má prístup, zobrazí sa im obrazovka „Blokované“ z prvého rozvrhu na vašom účte. Keďže noví používatelia automaticky nemajú priradenú žiadnu skupinu, možno toto použiť na odoslanie odkazu používateľovi, ktorý ho upozorní, že najprv musí čakať na schválenie administrátorom. Na stránke Nastavenie prístupu je možné nájsť nastavenie Odoslať notifikačný email administrátorovi, vďaka ktorému obdržíte email zakaždým, keď sa zaregistruje nový používateľ.

Obmedzenie superpoužívateľov pomocou priradenia Skupiny používateľov

Obmedzenie prístupu superpoužívateľom na konkrétne rozvrhy

Superpoužívatelia majú štandardne nastavený stav, kedy majú prístup ku všetkým rozvrhom na účte bez ohľadu na to, akú majú priradenú skupinu. Keď je rozvrh priradený ku skupine, zobrazí sa dodatočná možnosť nastaviť superpoužívateľom prístup do tejto skupiny. Superpoužívatelia mimo túto skupinu majú rovnaké oprávnenia ako bežní používatelia tohto rozvrhu.

Toto môže byť užitočné napríklad v situácii, keď je potrebné spravovať viac terapeutov, každého so svojimi vlastnými klientmi, z jedného SuperSaaS účtu. Ak potrebujete niekoľko superpoužívateľov pre jeden rozvrh, ale nechcete, aby mali prístup k celému účtu, dosiahnete to týmto nastavením. V prípade, že je potrebné mať len jedného superpoužívateľa pre rozvrh, čo je bežná situácia, nie je potrebné zakladať ďalšiu skupinu: V takom prípade môžete jednoducho zadať ich meno do príslušného políčka v záložke Nastavenie > prístupu, čím sa im pridajú práva iba pre tento rozvrh.

Zmena prístupových práv pre superpoužívateľov na obrazovke Správa používateľov

Pre superpoužívateľov je nastavený štandardný stav, kedy môžu iba zobrazovať a upravovať používateľov zo svojej vlastnej skupiny, prípadne používateľov, ktorí zatiaľ neboli zaradení do žiadnej skupiny. Zároveň nemajú oprávnenie meniť skupinu alebo povýšiť používateľa na superpoužívateľa. Obmedzenia skupiny sa navyše vzťahujú na prehľad stránky Ovládací panel a na import a export používateľov.

V dolnej časti stránky Nastavenie prístupu je možné nájsť nastavenie Umožniť superpoužívateľom pridávať ďalších používateľov a meniť ich prístupové práva…. Ak vyberiete túto možnosť, budú superpoužívatelia môcť aktualizovať a meniť všetkých používateľov bez ohľadu na to, k akej skupine sú priradení.

Obmedzenie superpoužívateľov v prístupe k formulárom

Pre superpoužívateľov je nastavený štandardný stav, kedy môžu vidieť všetky formuláre a tiež ich môžu editovať. Superpoužívateľom je možné obmedziť prístup k zobrazeniu formulárov, ktoré nie sú určené pre nich, v záložke Nastavenie > prehľadu daného formulára. Tým sa superpoužívateľ zmení na bežného používateľa vzhľadom k tomuto konkrétnemu formuláru. Ak teda formulár umožňuje prístup bežným používateľom, superpoužívateľ bude naďalej oprávnený vyplňovať nové formuláre.