Kliknite tu pre prehranie video návodu. Systém je kompletne v slovenčine, iba návod ukazuje anglickú verziu
Tento návod popisuje, ako nastaviť rezervačný systém pre skupinové udalosti napríklad pre lekcie fitness. Inštrukcie si prispôsobte svojim konkrétnym potrebám.
Ak napríklad potrebujete zorganizovať skupinovú exkurziu alebo firemné školenie, môžete tiež použiť tento návod. Tento spôsob rezervácií označujeme ako kapacitný typ, kedy si viac ľudí môže urobiť rezerváciu v rovnaký čas.
Ak chcete vytvoriť rezervačný systém pre jednorazovú udalosť návod na event sa vám hodí viac.
Pokiaľ chcete udalosť rozdeliť do časových úsekov, z ktorých každý bude určený iba pre jednu osobu a úseky budú v pravidelných intervaloch – napr. Ako rodičovské schôdzky, návod na zdrojový typ vám pravdepodobne pomôže viac.
Prihlasovanie na skupinový event
Tento typ rozvrhu sa odlišuje tým, že administrátor určuje vopred časové úseky s danou kapacitou. Používatelia sa potom môžu rezervovať len do týchto nastavených slotov (lekcií) a nikam inam.
Tento spôsob rezervácií je vhodný, keď:
- máte viac ako jednu udalosť
- potrebujete, aby si ľudia našli dátum a čas udalosti v kalendári
- vaša akcia má niekoľko častí, do ktorých môžu byť zvolený separátne
Tento návod ukazuje nasledujúce úpravy:
- použitie rozvrhu pre plánovanie skupinových aktivít
- pridanie poľa s lokalitou
- obdržanie platby za každého účastníka
Na konečný výsledok sa môžete pozrieť na demoverziu pre fitness.
Nastavenie rezervačného systému v piatich jednoduchých krokoch
Akonáhle si zriadite nový účet, najefektívnejšia cesta, ako si nastaviť rozvrh je pomocou cyklu nastav-vyskúšaj:
Krok Nastavenie základného rozvrhu pomocou sprievodcu
Vyberte si zodpovedajúci typ rozvrhu
Kliknite na Nový rozvrh v pravom menu v Ovládacom paneli. Zobrazí sa vám Sprievodca novým rozvrhom s voľbami potrebnými pre nastavenie rezervácií.
Prvá vaša voľba bude medzi zdrojovým, kapacitným alebo servisným typom rozvrhu. Pre tento prípad zvoľte Kapacitný typ rozvrhu, pretože predpokladáme, že na lekciu fitness sa bude hlásiť viac ľudí.
Pomenujte váš rozvrh rezervácií
Názov vášho rozvrhu spolu s názvom vášho účtu tvorí URL adresu rezervačného systému, ktorú uvidia klienti vo svojom prehliadači.
Použite stručný názov, ideálne bez diakritiky. Neskôr ho budete môcť kedykoľvek (aj vrátane názvu účtu) kedykoľvek zmeniť. Zoberte na vedomie, že pri zmene názvu sa zmení aj URL adresa rezervačného rozvrhu, ktorú potom musíte prípadne upraviť aj na vašom webe (pokiaľ ju tam máte uvedenú)
Napíšte teda názov rozvrhu napríklad „Fitness Klub“, a potom kliknite Ďalšie.
Určte kapacitu a dĺžku udalosti (lekcie)
Rozhodnite sa, koľko účastníkov môže navštevovať lekcie fitness: Viackrát: vložte hodnotu podľa toho, koľko používateľov si môže rezervovať slot v rovnakom čase: Pre začiatok si zadajte nižšie číslo, nech si môžete vyskúšať funkčnosť čakacej listiny. Počet účastníkov môžete zmeniť kedykoľvek neskôr. Môžete zaškrtnúť voľbu Neobmedzene keď nechcete limitovať počet ľudí, ktorí sa môžu k lekcii pridať.
Ďalej si nastavíte východiskovú dĺžku lekcie, ktorá je pre tento návod zvolená na 60 minút. Vyberte si voľbu Čakacia listina aby ste ponúkli účastníkom možnosť zapísať sa na čakaciu listinu pre prípad, keď bude lekcie plne obsadená
V Kalendári si zvoľte Ukázať kalendár s úsekmi, ktoré si používateľ môže vybrať. Pretože počítame s tým, že rezervačný systém bude ponúkať viac, ako jednu lekciu. Kliknutie na Dokončiť vytvoríte rozvrh a sprístupníte ho online.
Teraz máte funkčný online rezervačný systém. Ďalšie kroky vám ukážu, ako určíte kedy sa vaše lekcie budú konať a ako rozvrh otestovať.
Krok Vyskúšajte rozvrh či pracuje podľa očakávania.
Ak chcete vidieť rezervačný systém ako administrátor, kliknite Použiť v menu. Táto voľba je viditeľná len ak ste prihlásený ako administrátor.
Bežní používatelia uvidia rovnaký rozvrh, ale s menej možnosťami. Tlačidlo Použiť nájdete takisto v Ovládacom paneli.
Na prvýkrát bude rezervačný kalendár prázdny. Väčšinu toho, čo uvidíte môžete nastaviť Prispôsobenie vzhľadu Napríklad sa môžete rozhodnúť či a ako predvolené zobrazenie ponecháte: deň, týždeň alebo mesiac.
Vytvoriť slot pre lekciu
Kliknite v rozvrhu na čas, kedy chcete vytvoriť lekciu. Zobrazí sa okno Nový slot. Ak sa okno objaví na nevhodnom mieste, môžete si ho jednoducho pretiahnutím presunúť na obrazovke na vhodnejšie miesto.
Zadajte dátum a názov lekcie napríklad „Pilates“. V poli Popis môžete pridať obrázky a vysvetliť o čo v lekcii ide. Obrázky musíte mať k dispozícii online aby ste ich mohli vložiť vo forme URL adresy (tj. obrázok musí začínať s „http“)
Alternatívne môžete použiť priestor nad rozvrhom pre dlhší popis. Tu máte k dispozícii niekoľko možností formátovania Vzhľad vrátane zmeny farieb a pridania obrázkov.
Kliknutím na vytvorený slot sa zobrazí lekcia bez prihlásených. Odkaz na Nová rezervácia sa hodí pre prípady, kedy chcete zadať účastníkov sami – napríklad keď prijímate rezervácie po telefóne. Zoberte na vedomie, že používatelia rezervačného systému neuvidia rovnaké funkcie ako vy.
Vytvorenie rezervácie
kliknutím na Nová rezervácia si klient vytvorí rezerváciu. V základe sa systém pýta iba na meno, ďalšie pole si môžete doplniť v záložke Spracovanie. Rezerváciu uložíte pomocou tlačidla Vytvoriť rezerváciu.
Pri lekcii je teraz vidieť 1/3, čo znamená, že jedno z troch miest je obsadené
Zelené zatržítko označuje lekciu, ktorá má vytvorenú rezerváciu. Čo je veľmi pohodlné pre vašich zákazníkov – pretože rýchlo uvidia, na ktoré lekcie sa prihlásili.
Editácia lekcií
Zmeny v lekcii môžete vykonať kliknutím na Zmeniť slot. Ak zmeníte detaily lekcie – napríklad počiatočný čas, tak sa všetky existujúce rezervácie posunú na nový čas.
Krok Úprava nastavení
Stránka s nastaveniami
V Nastavenia prejdite na záložku Prehľad pre prehľad nastavení, ktoré môžete upraviť. Na rovnakom mieste môžete rozvrh zablokovať alebo ho úplne zmazať.
Nastavenie záložky zdrojov
Záložka Zdroje obsahuje nastavenie všeobecných parametrov rezervačného systému. Prvá voľba obsahuje nastavenie názvu kalendára. V tomto prípade je tam nastavené Fitness lekcie.
Namiesto východiskového nastavenia ako „slot“ a „rezervácia“ použitých v celom systéme si môžete zvoliť iné slová, ale zoberte prosím do úvahy, že nové slová systém nevie skloňovať.
Nastavenie kapacity
Môžete si určiť koľko ľudí môže navštíviť lekciu a môžete si zvoliť či chcete vytvoriť niekoľko lekcií s odlišnou kapacitou. Ak zadáte nulu, tak vypnete akýkoľvek limit.
Ďalšie pole určuje koľko miest si môže jedinec naraz zarezervovať v jednej lekcii. Zadaním hodnoty vyššej, ako 1 rozšíri používateľské zobrazenie o pole „Počet miest“.
Pre lekciu fitness sa hodí ponechať voľbu na 1, ale ak napríklad chcete predávať vstupenky na akciu, môže sa vám hodiť, aby si ľudia mohli kúpiť viac ako jednu.
Ďalej môžete špecifikovať koľko rezervácií si môže používateľ vytvoriť celkom pre všetky lekcie. Taktiež si môžete nastaviť či to má zahŕňať aj prebehnuté rezervácie. Keď klient dosiahne maximum, tak si môže existujúce rezervácie zmeniť alebo zmazať. Môžete určiť či obmedzenie má platiť na rovnaký deň alebo rovnaký týždeň.
Nasledujú dve zaškrtávacie polia, ktoré určujú či účastníci môžu vytvoriť viac rezervácií v rovnakej lekcii a či je kapacita lekcia viditeľná aj ostatným nielen vám. Zoberte prosím do úvahy, že spoznať „rovnakú osobu“ možno iba podľa prihlasovacieho mena.
Ak teda používateľom povolíte vytvoriť si vlastné prihlasovacie meno (alebo keď umožníte rezervácie bez prihlásenia) tak systém nevie zabrániť tomu, aby si ľudia urobili druhú rezerváciu s druhým prihlasovacím menom.
Nastavenie čakacích listín
Voľba Preplnenie kapacity odkazuje na nastavenie čakacích listín Tu si môžete nastaviť ako sa má rozvrh správať pri preplnení kapacity, či to má alebo nemá povoliť a či sa má použiť čakacie listiny- Tam sú používatelia umiestnený, kým nejaká existujúca rezervácia nie je zrušená
Pre každú lekciu sa vytvára čakacia listina zvlášť a ak je zaškrtnutá voľba „Automaticky vykonať rezerváciu“ tak pri zrušení existujúcej rezervácie sa používateľom z čakacej listiny vytvorí rezervácia podľa ich poradia.
Ak umožníte ľuďom rezervovať si viac ako jedno miesto, tak ak niekto bude požadovať viac miest ako je dostupných, tak bude presunutý na čakaciu listinu.
Pridajte pole s lokalitou
V nastaveniach môžete určiť, kde sa lekcie konajú pomocou poľa „Lokalita“ Ak máte viac lekcií, tak tu bude väčší priestor pre dodatočné informácie. A k budete mať zverejnený rozvrh, tak sa táto informácia z poľa „Lokalita“ takisto presunie do príslušných polí v Outlooku, iCal formáte alebo Google kalendári.
Nastavenie ceny a času
Tu si môžete tiež nastaviť cenu vášho eventu. Hodnota, ktorú tu zadáte slúži ako východisková – pri jednotlivých lekciách si cenu môžete upraviť. Kliknutím na Nastavenie ceny si môžete nastaviť pokročilé cenová pravidlá.
Uvedomte si prosím, že jednoduchým nastavením cien tu, ešte nebudú používatelia platiť. Môžete si nastaviť ceny len pre zobrazenie a platby si zariadite mimo. Viac informácií o tom, ako si nastaviť cenové pravidlá a platobné metódy nájdete na stránke Platby.
Pod Čas si nastavíte východiskovú dĺžku lekcií a upravíte, ako sa má čas zobrazovať používateľom. Zaokrúhlením všetkých časov na celé dni môže byť dobrý nápad pre prípad, keď používate rezervačný systém pre akcie, ktoré trvajú viac dní.
Nastavenie prístupu
Systém taktiež poskytuje východiskové nastavenie, ako sa používatelia majú hlásiť do systému. Napríklad či požadovať od účastníkov vytvorenie prihlasovacieho mena alebo umožniť rezerváciu komukoľvek kto vidí rozvrh. Viac o týchto nastaveniach nájdete na Nastavenia prístupu k rozvrhu.
Krok Testovanie rozvrhu z pohľadu koncového používateľa
Pokiaľ chcete zobrazovať konkrétny rozvrh, tak odkaz naň nájdete na stránke Prehľad. Používatelia sa k nemu môžu prihlásiť vpravo hore.
Krok Integrácia rezervačného systému do vášho webu
K dispozícii sú dve základné možnosti, ako sa používatelia môžu dostať k vášmu rozvrhu:
- Vytvoriť na vašom webe odkaz na rozvrh SuperSaaS.
- Vložiť stránku do rámu (iframe) do vášho webu.
Viac sa o tom dozviete na stránke s návodom Integrácia rozvrhu do vášho webu.
Rezervačný systém sa môže zobraziť používateľom niekoľkými spôsobmi. Môže byť cez iframe integrovaný do vášho webu, alebo použitý v mobilnej verzii či len priamo nalinkovaný na web SuperSaaS.
Ak si chcete zmeniť vzhľad a farebnú schému rozvrhu, viac informácií nájdete v návode Zmena vzhľadu rozvrhu.